Skicka faktura

Skicka en faktura till InExchange

För att en faktura ska gå igenom till InExchange och skickas iväg måste den ha alla obligatoriska fält. Se längre ner för vilka fält som krävs.

  1. Navigera till order som skall faktureras till InExchange. Beroende på orderflöde (kundspecifikt) faktureras ordrar från olika statusar. Vanligaste är Skickad order eller Packad.
  2. Kontrollera att orderrader och kontaktuppgifter stämmer. Glöm inte de obligatoriska fälten (se längre ner).
  3. När order är ok, klicka på åtgärden Fakturera (InExchange)
  4. Ordern blir nu en faktura och skickas till statusen InExchange Under behandling. InExchange tar nu emot fakturan och bearbetar den. Gokänns fakturan skickas den vidare till status Fakturerad och skickas till kunden.

Om en faktura blivit stoppad

Stoppade fakturor hamnar i statusen InExchange Stoppad. Detta kan bero på flera saker, bl.a. saknar fakturan någon av de obligatoriska fälten, tillåter inte det angivna transportsättet eller har felaktig data skickas fakturan tillbaka till HC Order. En stoppad faktura kommer inte skickas fören den blivit korrigerad och återigen skickats till InExchange.

Stoppas en faktura får du alltid ett felmeddelande tillbaka från InExchange. På fakturan under fliken Övrigt hittar du fältet InExchange Felmeddelande

undefined

Omfakturera efter att en faktura blivit stoppad

  1. Navigera till statusen InExchange Stoppad.
  2. Klicka på den faktura som skall korrigeras och skickas igen.
  3. Klicka på fliken Övrigt för att se felmeddelandet.
  4. Korrigera fakturan utefter felmeddelandet.
  5. När ordern är redo, klicka på åtgärden Omfakturera (InExchange) under fliken Detaljer. Fakturan kommer nu skickas till InExchange igen.
    undefined

Byt standard transportsätt (e-faktura, e-post eller brev)

Man kan ange ett specifikt transportsätt av fakturor för att slippa onödiga stopp om man vet att mottagaren inte tar E-faktura eller annat transportsätt. Detta sker på kunden.

  1. Navigera till den kund som ska få ett specifikt transportsätt.
  2. Öppna panelen Lägg till fält.
  3. Klicka på knappen Tillåtna transportsätt för fakturor (InExchange) under rubriken InExchange. Fältet kommer nu dyka upp på kunden.
    undefined
  4. Bocka för de transportsätt som ska vara möjligt för kunden. Den förstvalda kommer InExchange automatiskt välja när de får in nästa faktura från kunden.
  5. Spara. Nästa faktura som skickas kommer transporteras med det valda transportsättet.

Obligatoriska fält

Saknas någon av de obligatoriska fälten skickas fakturan till status InExchange Stoppad.

Kunden

  1. Ett giltigt och korrekt organisationsnummer - Organisationsnumret kopplas mot InExchanges kunddatabas så att fakturan går ut mot rätt kund.
  2. Fakturaadress - Utan en fakturaadress stoppas fakturan.

Order/Fakturan

  1. Giltigt betalsätt - För att räkna ut förfallodatum m.m.
  2. Fakturaadress - Om det inte fanns på kunden sedan tidigare.
  3. Kundens faktura-/referenskod - OBS! Specifikt för mottagare/kund. Vissa mottagare har krav på en giltig faktura- eller referenskod.